แนวทางดังกล่าวมีเป้าหมายเพื่อสนับสนุนให้การแข่งขันเสนองาน หรือ Pitching และการจัดซื้อจัดจ้างงานบริการให้คำปรึกษาด้านประชาสัมพันธ์และการสื่อสารดิจิทัลจัดขึ้นอย่างมีความรับผิดชอบเพื่อ ประโยชน์ต่อทั้งลูกค้าและเอเจนซี่ในฐานะพันธมิตรทางธุรกิจในระยะยาว
กรุงเทพฯ, 25 สิงหาคม 2565 – สมาคมประชาสัมพันธ์และการสื่อสารแห่งประเทศไทย (PRCA Thailand) ซึ่งเป็นองค์กรตัวแทนด้านงานประชาสัมพันธ์ชั้นนำของประเทศไทยได้เผยแพร่แนวทางปฏิบัติล่าสุดเพื่อแก้ไขปัญหาที่มักพบบ่อยเกี่ยวกับกระบวนการแข่งขันเสนองาน (pitching process) พร้อมแนะนำวิธีปรับปรุงแก้ไขกระบวนการดังกล่าวให้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น
แนวทางปฏิบัตินี้เป็นไปตามประกาศล่าสุดของสมาคมโฆษณาแห่งประเทศไทย (Advertising Association of Thailand: AAT), สมาคมโฆษณาดิจิทัล (ประเทศไทย) (Digital Advertising Association of Thailand: DAAT) และสมาคมมีเดียเอเยนซี่และธุรกิจสื่อแห่งประเทศไทย (Media Agency Association of Thailand: MAAT) ที่กำหนดให้สมาชิกสมาคมจำเป็นต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าเอเจนซี่ได้รับค่าธรรมเนียมจากลูกค้าสำหรับการแข่งขันเสนองานที่ครอบคลุมทั้งด้านกลยุทธ์ ความคิดสร้างสรรค์ และการดำเนินการ โดยให้ค่าธรรมเนียมสูงสุดไม่เกิน 100,000 บาทต่อเอเจนซี่
ปัจจุบัน สมาคม PRCA ประเทศไทย ไม่ได้สนับสนุนให้มีค่าธรรมเนียมการแข่งขันเสนองาน แต่ผลักดันให้กระบวนการจัดซื้อจัดจ้างสำหรับบริการด้านงานประชาสัมพันธ์โดยพีอาร์เอเจนซี่มีความยุติธรรม ยั่งยืน และมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น
“บริษัทผู้ให้บริการด้านประชาสัมพันธ์หรือพีอาร์เอเจนซี่ได้ทุ่มเทเวลาและทรัพยากรจำนวนมากสำหรับการแข่งขันเสนองานในแต่ละครั้ง และจะเป็นผลดีต่อทุกฝ่ายหากเอเจนซี่ได้รับการตอบแทนที่เหมาะสม” ทารา มูนิส ผู้อำนวยการสมาคม PRCA ประจำภูมิภาคเอเชียแปซิฟิกกล่าว “เป้าหมายของเราคือการสร้างความสัมพันธ์ระหว่างลูกค้า ผู้บริหารฝ่ายจัดซื้อ และเอเจนซี่ผู้เชี่ยวชาญด้านประชาสัมพันธ์โดยเน้นการร่วมมือกันและมีความยั่งยืนมากขึ้น ตลอดจนเพื่อช่วยให้ลูกค้าและเอเจนซี่สร้างความสัมพันธ์ที่ช่วยจุดประกายความคิดสร้างสรรค์และสร้างผลลัพธ์ที่ดี ดังนั้น ความสัมพันธ์ที่ยั่งยืนจึงจำเป็นต้องอาศัยความร่วมมือของทั้งสองฝ่ายในการปฏิบัติตามวิธีดำเนินการที่เหมาะสมและเป็นที่ยอมรับ หากมีการนำแนวทางดังกล่าวไปใช้จริงทั่วทั้งอุตสาหกรรม”
พีอาร์เอเจนซี่มักทุ่มเทเวลาในกระบวนการแข่งขันเสนองานผ่านกิจกรรมต่าง ๆ ได้แก่ การระบุผู้เสนอราคา การตรวจสอบบรีฟการแข่งขันเสนองาน การระดมความคิด การกำหนดกลยุทธ์ การวางแผน การประชุมสรุปร่างไอเดีย การจัดสรรงบประมาณ การประชุมของการแข่งขันเสนองาน และการตอบคำถามติดตามผล หลังจากการแข่งขันเสนองาน
สมาคม PRCA เสนอแนวทางปฏิบัติใหม่สำหรับการแข่งขันเสนองานแบบยั่งยืนสำหรับลูกค้า ซึ่งครอบคลุมกิจกรรมทั้งหมดดังนี้
- จ่ายค่าธรรมเนียมเพื่อชดเชยเวลาที่เสียไปของเอเจนซี่: เป็นเรื่องปกติที่ลูกค้าจะดำเนินการแข่งขันเสนองานกับเอเจนซี่หลายแห่ง ประชุมเสนองานทุกขั้นตอนจนเสร็จสิ้น และตัดสินใจไม่เลือกที่จะทำสัญญากับเอเจนซี่ใด ๆ เลย เพราะถือเป็นสิทธิ์ของลูกค้า แต่ทุกครั้ง ความพยายามที่เกิดขึ้นร่วมกัน การระดมความคิดเห็น การวางแผน และการจัดทำงบประมาณของทั้งฝ่ายลูกค้าและเอเจนซี่ก็จะเป็นการสูญเปล่า ซึ่งถือเป็นแนวทางปฏิบัติที่ไม่ยั่งยืนที่สุดและควรหลีกเลี่ยงหากทำได้ ในกรณีที่ลูกค้าไม่สามารถทำสัญญากับเอเจนซี่ใด ๆ ได้ เอเจนซี่ที่เข้าร่วมควรได้รับค่าธรรมเนียมการแข่งขันเสนองานอย่างเหมาะสม และสามารถรักษาสิทธิ์ในทรัพย์สินทางปัญญาของแผนเสนอขายงานที่ยื่นเสนอไปให้กับลูกค้า
- ประกาศผลการแข่งขันเสนองาน: ลูกค้าควรให้ฟีดแบกพร้อมชี้แจงถึงเหตุผลที่ไม่ได้รับเลือกให้เอเจนซี่ที่ไม่ชนะการแข่งขันได้ทราบอย่างตรงไปตรงมา ชัดเจน และตรงเวลา เมื่อเอเจนซี่ได้ทราบถึงข้อบกพร่องในการแข่งขันเสนองาน ก็จะสามารถใช้ข้อมูลดังกล่าวเพื่อนำมาปรับปรุงการแข่งขันเสนองานในอนาคตได้ ซึ่งจะช่วยเสริมสร้างคุณภาพของบริการด้านประชาสัมพันธ์ทั่วทั้งภูมิภาค
- เคารพทรัพย์สินทางปัญญา: ลูกค้าในอุตสาหกรรมประชาสัมพันธ์ส่วนใหญ่มีจริยธรรมและเข้าใจถึงความสำคัญของการรักษาชื่อเสียงเพื่อความเป็นธรรมกับทุกฝ่าย อย่างไรก็ตาม ในบางกรณี ลูกค้าใช้กระบวนการแข่งขันเสนองานเป็นโอกาสในการเข้าถึงมุมมองข้อมูลเชิงลึกและไอเดียแนวคิดจากเอเจนซี่โดยไม่ต้องจ่ายค่าตอบแทน โดยการกระทำดังกล่าวไม่ใช่เป็นเพียงการไม่ให้เกียรติ แต่เป็นการละเมิดทรัพย์สินทางปัญญาที่สร้างความเสียหายต่อแนวทางบริการด้านประชาสัมพันธ์ โดยทำให้เอเจนซี่รู้สึกไม่ไว้วางใจกับลูกค้าและไม่กล้าที่จะนำเสนอความคิดที่แปลกใหม่และสร้างสรรค์ที่สุดได้อย่างเต็มที่ นอกจากนี้ยังอาจทำให้ลูกค้าที่มีปัญหาเกิดชื่อเสียงเชิงลบในแวดวงประชาสัมพันธ์ และทำให้เอเจนซี่ชั้นนำหลีกเลี่ยงที่จะทำงานกับลูกค้าเหล่านี้ ดังนั้น หากลูกค้าชื่นชมไอเดียความสร้างสรรค์ของเอเจนซี่มากพอที่จะนำไปใช้ พวกเขาควรคัดเลือกและดำเนินการจ้างเอเจนซี่เพื่อนำไอเดียเหล่านั้นไปใช้งาน หรือเสนอเงื่อนไขทางการค้าที่อนุญาตให้ลูกค้านำไอเดียเหล่านั้นไปใช้ได้
- กำหนดงบประมาณและสัญญาให้สอดคล้องกันตั้งแต่เริ่ม-หลังจบการแข่งขันเสนองาน: ลูกค้าที่ดำเนินขั้นตอนต่าง ๆ อย่างโปร่งใสตลอดการบรีฟแข่งขันเสนองานควรได้รับคำชื่นชม เนื่องจากความชัดเจนและความสม่ำเสมอดังกล่าวเป็นแนวทางปฏิบัติที่ยั่งยืนที่สุดสำหรับเอเจนซี่ในการทำตามบรีฟเสนองานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ทีมเอเจนซี่เตรียมการแข่งขันเสนองานตามงบประมาณและไทม์ไลน์ที่ลูกค้านำเสนอ ซึ่งหมายความว่าการเปลี่ยนแปลงทั้งในเรื่องงบประมาณหรือไทม์ไลน์ที่ต่างจากที่บรีฟในตอนแรกอย่างสิ้นเชิง หลังจากที่เอเจนซี่ชนะการแข่งขันเสนองานแล้วนั้น ส่งผลให้เอเจนซี่ต้องปรับลดการเสนอขายงานในตอนแรกให้สอดคล้องกันกับการเปลี่ยนแปลง การกระทำเช่นนี้นับว่าไม่ต่างจากการออกแบบซูเปอร์คาร์แล้วลดกำลังของเครื่องยนต์ลงครึ่งหนึ่ง บ่อยครั้งที่เอเจนซี่อาจออกแบบแคมเปญที่เหมาะสมกว่าให้สอดคล้องตามสัญญาหากพวกเขาทราบรายละเอียดทั้งหมดตั้งแต่เริ่มต้น อย่างไรก็ตาม เอเจนซี่ถูกบังคับให้ทำแคมเปญที่พวกเขารู้ว่าไม่มีประสิทธิภาพ เนื่องจากได้รับการออกแบบภายใต้เงื่อนไขที่ต่างออกไป แม้ว่าการเปลี่ยนแปลงบางอย่างจะหลีกเลี่ยงไม่ได้ในช่วงดำเนินการแคมเปญประชาสัมพันธ์ แต่การเปลี่ยนแปลงเงื่อนไขที่แตกต่างอย่างสิ้นเชิงหลังจบการแข่งขันเสนองานนั้นไมส่งผลดีกับทุกฝ่าย และควรหลีกเลี่ยงหากเป็นไปได้ รวมไปถึงการประเมินวัดผล หรือ KPI ก็สมควรมีการพิจารณาปรับเปลี่ยนในกรณีที่มีการเปลี่ยนแปลงรายละเอียดของเนื้องานด้วยเช่นกัน
- บรีฟงานอย่างละเอียด: ลูกค้าที่ตั้งใจทำบรีฟการแข่งขันเสนองานโดยละเอียดที่ประกอบไปด้วยวัตถุประสงค์ ไทม์ไลน์ และงบประมาณที่ชัดเจน จะช่วยเสริมผลลัพธ์ที่ดีให้แก่ตัวพวกเขาเองโดยทำให้เอเจนซี่สามารถออกแบบไอเดียการแข่งขันเสนองานได้ดียิ่งขึ้นเพื่อตอบโจทย์ความต้องการของพวกเขาอย่างตรงจุด ดังนั้น ลูกค้าควรพูดคุยกับแต่ละเอเจนซี่ที่เข้าร่วมแข่งขันแยกกันเพื่อให้แต่ละเอเจนซี่มีโอกาสนำเสนอจุดแข็งที่เป็นเอกลักษณ์ เมื่อบรีฟของลูกค้าเป็นบรีฟที่กว้างและมีลักษณะเนื้อหาแบบทั่วไปมากจนเกินไป ไอเดียในการแข่งขันเสนองานจากเอเจนซี่ก็มักจะเป็นเช่นนั้นตามไปด้วย ซึ่งนับเป็นข่าวร้ายในโลกสมัยใหม่ที่ลูกค้าจำเป็นจะต้องเจาะลึกถึงกลุ่มผู้ชมที่มีความต้องการและไลฟ์สไตล์ที่แตกต่างกัน รวมถึงตลาดผู้บริโภคเฉพาะกลุ่ม
สมาคม PRCA ประเทศไทย ยังกล่าวว่า สมาคมกำลังเตรียมจัดการประชุมพูดคุยเพื่อหาข้อสรุปในหัวข้อเรื่องการทำให้กระบวนการแข่งขันเสนองานมีความยั่งยืนและมีประสิทธิภาพมากขึ้นสำหรับทั้งเอเจนซี่และลูกค้า
“งานประชาสัมพันธ์และสื่อมีความสำคัญต่อธุรกิจและองค์กร เนื่องจาก สามารถช่วยขับเคลื่อนการเติบโต สร้างแบรนด์ ปกป้องชื่อเสียง และช่วยให้ลูกค้าก้าวไปสู่โลกที่ซับซ้อนมากขึ้น” ทารา มิวนิส กล่าว “เป้าหมายของเราคือการช่วยให้อุตสาหกรรมการประชาสัมพันธ์พัฒนาเติบโต และการเพิ่มประสิทธิภาพความสัมพันธ์ระหว่างลูกค้าในอุตสาหกรรมประชาสัมพันธ์และบริษัทที่ปรึกษาคือแรงขับเคลื่อนสำคัญในพันธกิจของสมาคม PRCA ครั้งนี้ เราทราบดีว่าแบรนด์และบริษัทต่าง ๆ ให้ความสำคัญกับบริการในการให้คำปรึกษาด้านการประชาสัมพันธ์เพื่อบรรลุเป้าหมายรวมถึงพันธกิจที่ตั้งไว้ และเราเชื่อว่าการทำให้กระบวนการแข่งขันเสนองานด้านประชาสัมพันธ์มีความยั่งยืนมากขึ้นจะเป็นผลดีสำหรับลูกค้า เอเจนซี่ และอุตสาหกรรมโดยรวมทุกฝ่าย”
เกี่ยวกับ PRCA ประเทศไทย
PRCA ประเทศไทย เป็นภาคส่วนหนึ่งของสมาคมประชาสัมพันธ์และการสื่อสาร หรือ PRCA (Public Relations & Communications Association ) องค์กรด้านงานประชาสัมพันธ์ที่ใหญ่ที่สุดในโลก
เราเป็นตัวแทนของนัก ประชาสัมพันธ์กว่า 35,000 คนจาก 70 ประเทศทั่วโลก โดยทางเราเป็นผู้สนับสนุนระดับโลกเพื่อให้ความเป็นเลิศใน การประชาสัมพันธ์ รวมถึงมีสาขาในกรุงลอนดอน สิงคโปร์ ดูไบ ฮ่องกง และกรุงบัวโนสไอเรส ภารกิจของเราคือ การสร้างสรรค์อุตสาหกรรมประชาสัมพันธ์ที่มีความเป็นมืออาชีพ มีจริยธรรม และมีความสำ เร็จมากยิ่งขึ้น
ภารกิจหลักในประเทศไทยคือการมอบการฝึกอบรม งานกิจกรรม ข้อมูล การสนับสนุน และคำแนะนำแก่ผู้ประกอบวิชาชีพด้านการประชาสัมพันธ์และการสื่อสารในประเทศไทย
